Zwischen PDF-Flut, Vergabeplattformen und komplexen Anforderungen verlieren Planungsbüros wöchentlich viele Stunden bei der Suche nach passenden Projekten. Die KI-basierte Lösung des Unternehmens LETO setzt genau hier an und automatisiert zentrale Schritte der Ausschreibungsanalyse – und könnte damit zum Game Changer für die gesamte Branche werden.
Die Projektakquise in der Bau- und Planungsbranche gilt vielerorts noch als analog und zeitintensiv. Mit KI-Technologie will LETO neue Effizienzpotenziale erschließen und die Auswahl geeigneter Ausschreibungen deutlich vereinfachen. / © Foto: Depositphotos.com
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Die Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen gehört für viele Architektur- und Ingenieurbüros zum zentralen Bestandteil der Projektakquise. Gleichzeitig ist sie mit erheblichen Aufwänden verbunden.
Die Recherche relevanter Verfahren, die Sichtung umfangreicher Vergabeunterlagen sowie die Prüfung von Eignungskriterien und rechtlichen Rahmenbedingungen binden regelmäßig mehrere Stunden pro Woche.
Insbesondere kleinere und mittelgroße Büros stehen dabei unter Druck: Sie müssen entscheiden, ob sich eine Bewerbung lohnt, bevor sie wertvolle Ressourcen in die Erstellung umfangreicher Unterlagen investieren.
Hoher Aufwand und strukturelle Komplexität prägen den Ausschreibungsprozess für Architekturbüros
Der Prozess ist durch eine Vielzahl an Anforderungen gekennzeichnet. Öffentliche Ausschreibungen verlangen detaillierte Leistungsbeschreibungen, präzise Mengenermittlungen und die Einhaltung technischer sowie rechtlicher Vorgaben, etwa der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) oder europäischer Schwellenwerte.
Hinzu kommen umfangreiche Nachweise zu Referenzen und wirtschaftlicher Leistungsfähigkeit. Die eigentliche Herausforderung liegt jedoch häufig bereits in der vorgelagerten Phase: der Identifikation geeigneter Projekte.
Manuelle Recherche auf zahlreichen Vergabeplattformen
Planungsbüros durchsuchen dafür regelmäßig zahlreiche Vergabeplattformen und sichten oft hunderte Seiten an PDF-Dokumenten. Nicht selten stellt sich erst nach intensiver Prüfung heraus, dass ein Projekt aufgrund von K.o.-Kriterien, fehlender Referenzen oder ungeeigneter Rahmenbedingungen nicht infrage kommt.
Dieser manuelle Prozess führt nicht nur zu einem hohen Zeitaufwand von bis zu zehn Stunden pro Woche, sondern birgt auch das Risiko, relevante Ausschreibungen zu übersehen oder zu spät zu entdecken.
LETO: KI-basierte Unterstützung für die Projektakquise
Vor diesem Hintergrund positioniert sich das bei München ansässige Unternehmen LETO mit einer KI-basierten Plattform, die die Projektakquise im Planungsbereich automatisieren soll. Ziel ist es, die zeitintensiven Schritte der Ausschreibungssuche, -analyse und -bewertung deutlich zu reduzieren und strukturierter abzubilden.
Im Zentrum steht ein sogenanntes „Markt-Radar“, das täglich mehr als 250 Vergabeplattformen durchsucht und relevante Ausschreibungen gebündelt darstellt. Anstatt verschiedene Portale manuell zu prüfen, erhalten Nutzer eine kuratierte Übersicht potenziell passender Projekte. Ergänzt wird dies durch eine KI-gestützte Dokumentenanalyse, die zentrale Informationen wie Referenzanforderungen, Budgets, Fristen oder Ausschlusskriterien automatisiert aus den Vergabeunterlagen extrahiert und nachvollziehbar aufbereitet.
Ein weiterer Ansatzpunkt ist die Entscheidungsfindung: Auf Basis der analysierten Daten können Büros innerhalb kurzer Zeit bewerten, ob eine Teilnahme sinnvoll ist. Damit entfällt in vielen Fällen die aufwendige manuelle Durchsicht der Unterlagen. Gleichzeitig bietet die Plattform Funktionen zur internen Organisation, etwa zur Fristenverwaltung, Teamzuweisung und Dokumentenstrukturierung.
Effizienzgewinne und veränderte Arbeitsprozesse durch den Einsatz von LETO
Nach Angaben des Unternehmens nutzen inzwischen über 140 Planungsbüros die Plattform. In Praxisbeispielen wird berichtet, dass sich der Rechercheaufwand deutlich reduziert und die Anzahl eingereichter Angebote erhöht habe. Büros wie kba Architekten oder verschiedene Generalplaner und Ingenieurgesellschaften konnten demnach ihre internen Prozesse strukturieren und schneller auf neue Ausschreibungen reagieren.
Der zentrale Mehrwert liegt dabei weniger in der vollständigen Automatisierung als vielmehr in der Entlastung hochqualifizierter Fachkräfte von repetitiven Aufgaben. Anstelle zeitintensiver Recherche- und Prüfprozesse können sich Architektinnen, Ingenieure und Projektverantwortliche stärker auf strategische Entscheidungen und die inhaltliche Ausarbeitung von Angeboten konzentrieren.
Game Changer: Digitalisierung als Antwort auf strukturelle Engpässe
Die Entwicklung von Lösungen wie Leto ist Ausdruck eines grundlegenden Wandels in der Bau- und Planungsbranche. Während Planung und Entwurf bereits seit Jahren zunehmend digitalisiert werden, galt die Projektakquise lange als vergleichsweise analoger und fragmentierter Bereich.
Mit dem Einsatz von KI-Technologien entstehen nun neue Möglichkeiten, auch diese Prozesse effizienter und transparenter zu gestalten. Angesichts steigender Komplexität und wachsendem Wettbewerbsdruck dürfte der Bedarf an digitalen Unterstützungswerkzeugen in der Projektakquise weiter zunehmen. LETO bietet daher schon frühzeitig eine Lösung, die für zahlreiche Unternehmen der Branche zum Game Changer werden könnte.
Hier gibt es verschiedene Use Cases, die den Einsatz der Technologie im Praxisalltag zeigen.
Quellen: Leto GmbH
